Quy định về lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử

 Điều kiện tiêu hủy và lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử là gì?

Khi nào lưu trữ hóa đơn điện tử? Một hóa đơn điện tử bị tiêu hủy khi nào? Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi không tiếp tục sử dụng.

A. Thế nào là lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử?

+ Người mua hay người bán hàng hoá, sử dụng dịch vụ cần tạo hoá đơn điện tử để lập báo cáo tài chính hay ghi sổ kế toán, đều phải lưu trữ hoá đơn trong một thời gian nhất định theo luật kế toán. Nếu bên mua hay bên bán sử dụng qua một bên trung gian cung cấp hoá đơn điện tử thì bên trung gian đó cũng phải lưu trữ hoá đơn điện tử theo luật quy định.

+ Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao lưu toàn bộ các dữ liệu hoá đơn, có thể vào các thiết bị lưu trữ như usb, đĩa CD, DVD… hay lưu trữ trực tuyến (trên Google drive,...) để bảo vệ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

+ Huỷ hoá đơn điện tử là hình thức xoá dữ liệu hoá đơn trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức.

B. Hủy hóa đơn điện tử khi nào?

+ Hoá đơn điện tử đã hết thời hạn theo quy định của Luật kế toán, nếu không có sự can thiệp của cấp có thẩm quyền thì đều được phép tiêu huỷ. Việc tiêu huỷ này không hề ảnh hưởng tới các hoá đơn chưa tiêu huỷ, cũng như không hề làm ảnh hưởng tới hệ thống thông tin lưu trữ.

+ Khi bên mua hoặc bên bán mất hoá đơn điện tử mà bên kia vẫn còn lưu trữ, có thể yêu cầu gửi dữ liệu của hoá đơn điện tử để phục vụ cho công việc cần thiết.

+ Khi bên bán đã lập hoá đơn điện tử, nhưng bên mua lại không mua hàng hay sử dụng dịch vụ nữa thì bên bán có quyền tiêu huỷ hoá đơn điện tử này.

+ Khi bên mua hoặc bên bán đều mất hoá đơn điện tử và không thể gửi thông tin cho nhau thì bên mua hoặc bên bán có thể làm đơn báo cáo mất hoá đơn lên bộ tài chính để giải quyết theo quy định của Bộ.

Bạn đang xem bài viết: Quy định về lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử.

C. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử:

Hoá đơn điện tử được lập và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải đáp ứng những điều kiện dưới đây:

+ Nội dung của hoá đơn đầy đủ, chính xác có thể truy cập và đối chiếu khi cần thiết.

+ Hình thức, nội dung của hoá đơn lưu trữ phải giống với khuôn dạng và nội dung hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi thể hiện độ chính xác tuyệt đối của hoá đơn đó.

+ Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định về ngày, giờ, người khởi tạo.

D. Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi không tiếp tục sử dụng:

a. Cơ quan thuế có những thông báo về việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn sau cho tổ chức, hộ, cá nhân được biết như:

- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng do tổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế thuộc các trường hợp nêu tại khoản 1 Điều 19 Thông tư 153/2010/TT-BTC.

- Những hóa đơn chưa lập của tổ chức, hộ, cá nhân mà đã tự ý ngưng kinh doanh nhưng không thông báo với cơ quan thuế.

- Những hóa đơn của cơ quan thuế mà tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh có hành vi cho hoặc bán.

- Những hóa đơn chưa lập mà tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đã bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mà không hề có thông báo với cơ quan thuế.

b. Các trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhận thông báo với cơ quan khi không tiếp tục sử dụng hóa đơn:

- Khi tổ chứ, hộ, cá nhân đó được cơ quan thuế chấp nhận việc ngưng sử dụng mã số thuế, phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành mà đơn vị đó còn chưa sử dụng.

- Khi tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

- Khi tổ chức, hộ, cá nhận kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì đơn vị mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 của Thông tư 153/2010/TT-BTC.

Nguồn: Sưu tầm Internet